Operasyonlarınızdan Kağıdı Çıkarın, Engelleri Kaldırın

Günümüzde iş dünyasının hızla dijitalleşmesine rağmen birçok firma operasyonlarını hala kağıt dokümanlar ile sürdürüyor. Manuel olarak gerçekleştirilen belge yönetim süreci hem çalışanlar hem de müşteriler için güvenlik riskleri, depolama ve paylaşım zorlukları gibi sorunlara yol açıyor.

Özellikle sahada kağıt dokümanlar ile toplanan verilerin operasyonlarda veya şirket kararlarında kullanıma hazır hale gelmesi ancak bilgisayar ortamına aktarılmasıyla gerçekleşebiliyor. Oluştuğu noktada dijitalleşemeyen kağıt üzerindeki verilerin dijital ortama bu şekilde transferi de zaman kaybına neden olarak operasyonların gecikmesine neden oluyor.

Süreçlerin müşterilerle kağıt dokümanlarla yürütülmesi müşteri memnuniyetini de olumsuz etkiliyor.  Müşteriler, kendilerinden istenen bilgi ve belgeleri çoğu zaman yazdırma, taratma ve kargolama aşamalarındaki  uzun uğraşlar ve ekstra maliyetler sonrası firmaya ulaştırabiliyor. Ayrıca hem müşterilerin hem firmaların bu dokümanları arşivlemesi yine maliyet ve zaman kaybına neden olarak müşteri ve çalışan memnuniyetini düşürüyor.  

İş gücü ve zaman sarfiyatına neden olan bu durumlar firmaların operasyonel süreçlerini geciktirip zorlaştırıyor. Belgelerin yönetim sürecinde çalışanlar mesailerinin çoğunu belgelerdeki eksiklikleri gidermek, verileri işlemek ve bilgi güncellemeleri yapmak için harcıyor. Bunun yanı sıra fiziksel kağıt kullanımı, 1 ton kağıt için yaklaşık 24 ağacın kesilmesine ve karbon ayak izinin artmasına neden olarak çevreyi de kötü yönde etkilemeye devam ediyor.

Süreçte belgelerin yıpranmasını önlemek ve yetkisi olmayan kişilerin eline geçmesini engellemek de süreci zorlaştıran diğer unsurların başında geliyor. Hem ofis içerisinde hem de uzak mesafelere gönderilen belgelerin transfer süreçlerinde belgelerin istenmeyen kişilerin eline geçmesi kolaylaşıyor.

Bunun dışında operasyonlarda ihtiyaç duyulan görsel, fotoğraf, konum bilgisi, derecelendirme verileri ve kimlik/ehliyet gibi ek dosyaları ayrı şekilde toplayıp dokümanlarla birlikte yönetmek süreci zorlaştırıyor. Yalnızca metinsel bilgi toplanabilen kağıt dokümanlar bu açıdan operasyonel verimliliği de düşürüyor.

İş Dünyasında Dijital Dokümanlar Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

Günümüzde dijital doküman üretilmesini sağlayan çözümler bilgiye anlık olarak erişememe, depolama sorunları, taratma ve kargo maliyetleri gibi sorunların çözümünde önemli rol oynamaya başladı. Belgelerin dijital olarak üretilmesi ve yönetimi iş sürekliliğinin yanı sıra belgelerin sistematik şekilde saklanması açısından firmalara avantaj sağlıyor.

Dijital doküman yönetimi ile hem çalışanlarınız hem de müşterileriniz ile ilişkilerinizde mesafe engelini ortadan kaldırabilir, sağlıklı doküman ve belge dolaşımı ile operasyonel olarak zaman kazanırken müşteri memnuniyetine katkı sağlayabilirsiniz. Saha çalışanlarının topladığı bilgiyi anlık olarak dijitalleştirerek ve her an ulaşılabilir hale getirerek efektif operasyon süreci deneyimleyebilirsiniz.

Manuel şekilde yönetilen belgelerin zamanında teslim edilmemesi, süreçte kaybolması ve tekrar hazırlanması tarafların zaman kaybı yaşamasına ve maddi olarak zarara uğramasına neden olur.

Dijital olarak yönetilen belge süreçlerinde ise müşterilerinize konum fark etmeksizin saniyeler içinde ulaşırken, fazla sayıda belgeyi kolayca yönetebilir, odağınızı belge süreçlerini yönetmekten çok yeni pazarlara açılmaya çevirebilirsiniz.

Ayrıca dijital doküman çözümleri ile metinsel bilginin dışında belgenizle toplamanız gereken konum, fotoğraf ve ek dosyaları dokümanla birlikte toplayabilmenize olanak tanır. Böylece veriyi en doğru şekilde elde ederek süreçlerinizi güvenilir bir şekilde yürütebilirsiniz.

Siz de kağıtlarla yönetilen süreçlerde yaşanan güven problemlerini ve maliyeti ortadan kaldırmak, çalışanların mesailerini verimli hale getirerek müşteri memnuniyetini arttırmak istiyorsanız şimdi Inspakt ile tanışın.

‍